Etat des lieux : Le marché des logiciels documentaires tire son épingle du jeu !

La crise sanitaire a touché plus d’un domaine d’activité professionnel et celui de la gestion des connaissances n’a pas fait exception à la règle. Les logiciels documentaires ont vu leur croissance s’affaiblir de 8% en 2020 face à la diminution des activités. Les projets en cours ont été retardés voir annulés, par manque de budget ou d’effectifs.

Depuis 2021, le marché des logiciels documentaires connait une réelle recrudescence. Le travail à distance sous toutes ses formes a en effet montré la nécessité d’une dématérialisation des documents et des processus ainsi que des besoins accrus de communication et de partage.

Rappelons, qu’en plus de ses usages classiques et stratégiques pour l’organisation (faire de la veille, indexer les actifs documentaires, référencer des sources internes et externes, valoriser les contenus via un portail), la plateforme documentaire est nativement dotée d’outils de communication et de collaboration, nécessaires à la valorisation des contenus (newsletters, abonnements à des flux d’informations, articles de blog, outil de gestion des demandes collaborateurs et/ou partenaires…).

Leur faculté à s'interfacer avec des applications externes afin d’unifier la recherche d’informations et la rendre accessible à tous, est un avantage qui a également cruellement manqué à certaines organisations durant la crise sanitaire.

Certaines entreprises disposant d’une plateforme documentaire ont donc étendu son utilisation pour décloisonner les silos d’informations et maintenir la collaboration à distance, sans être tenu d’investir dans une énième solution.

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La plateforme documentaire : un outil polyvalent

Une plateforme documentaire ne répond pas tout à fait aux mêmes enjeux qu'une GED ou qu'un ECM.

Si elle permet tout autant de gérer, d'indexer, classifier les informations, elle est en outre dotée nativement d'outils de communication et de valorisation des contenus (chats, forums, newsletters, éditorialisation des contenus documentaires, actualités et évènements...) et permet aisément d'interroger des bases de données externes pour faciliter le travail de veille des knowledge managers et fédérer l'accès à l'information, depuis un point d'entrée unique (le portail).

De nombreuses organisations ont donc su tirer parti des fonctionnalités offertes par leur solution documentaire pour étendre ses usages à d'autres métiers de l'entreprise. La plateforme documentaire s’est intégrée plus fortement au système d’information des entreprises qui ont capitalisé sur ses fonctions pour consolider leurs gisements de données, en l’interfaçant à certaines applications métiers (GED, ERP, CRM, serveurs de fichiers, Drive…).


Ces plateformes documentaires sont ainsi devenues ou deviennent le couteau suisse des organisations par leur capacité à décloisonner l’information, en plus de la gérer, et permettre, depuis une même interface, d’accéder aux documents de référence de l’organisation mais aussi aux données métiers. Elles deviennent ainsi le référentiel unique de l’organisation, qui fédère les collaborateurs, en présentiel ou à distance.


En proposant cet espace commun, elles deviennent une partie intégrante de la nouvelle Digitale Workplace, dans laquelle communication et gestion de la connaissance sont primordiales.

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