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Centraliser et rendre accessible l'information utile en temps voulu grâce à la Digital Workplace

Retrouver en quelques clics l’information même lorsque les volumes à gérer sont colossaux et s’affranchir des systèmes en effectuant des recherches fédérées à partir d’un point d’accès unique, tel est le souhait de la majorité des organisations.

Que ce soit pour retrouver une donnée ou un document capital dans le cadre d’un litige, ou simplement pour disposer de l’information permettant de saisir une opportunité en se distinguant de la concurrence, l’accès à l’information est un enjeu majeur pour les organisations.
L’
information est un capital qui, pour être exploité efficacement, doit être accessible avec un maximum de précision et de rapidité. 

 

Lutter contre les silos d’informations  

Éclatées entre les différents services, les données restent difficilement accessibles par les collaborateurs qui doivent solliciter différentes bases de données. L’impact en termes de gestion des processus et de fiabilité des informations est négatif : perte de temps, référentiels éclatés, expérience utilisateur complexe, etc. 

 

Le choix d’une Digital Workplace 

Pour éviter cet écueil, le recours à un “guichet unique” permettant de centraliser toutes les informations, d’y accéder en temps réel et d’autoriser les utilisateurs (selon leurs droits) à intervenir sur les données renseignées, est la solution qui s’impose. Cette plateforme unifiée peut même être personnalisée en fonction des besoins de l’organisation, de ses propres règles d’usage, d’exploitation et de valorisation de l’information. 

 

Un accès depuis n’importe où  

L’objectif de cette plateforme est que les données soient accessibles en temps réel et facilement, et qu’elles puissent aussi être poussées vers les utilisateurs grâce à un système d’alertes et de notifications paramétrables. Un collaborateur peut, en effet, compiler des informations sur papier, mais aussi sur son ordinateur professionnel, voire personnel. Aussi, sans règle claire et sans l’aide d’un outil permettant l'agréation des contenus, l’éclatement de l’information multiplie les risques de pertes de données. La Digital Workplace constitue donc la solution idéale pour endiguer ce risque. 

 

Un accès aux données internes comme externes  

L’objectif est de mêler processus métiers et accès direct aux données. Autrement dit, toutes les données internes, mais aussi externes, se retrouvent agrégées et disponibles via la plateforme, ce qui permet à l’utilisateur de piloter son activité à partir d’informations plus fiables et actualisées. Cette plateforme unifiée s’inscrit dans la logique de simplification et d’expérience enrichie que recherchent les professionnels de l’information et permet aussi de capitaliser sur cet or noir que sont les données. 

Pour en savoir plus sur les enjeux d'un accès fédéré à l'information :

Une gestion efficace des connaissances : un rêve inachevé ?

Contrôler et sécuriser ses données : un défi de taille à relever

Écrit par Paul-Loup DUPUIS(Cet objet n'existe plus dans l'annuaire)