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Description du blog

Le blog Alfeo est un fil d'information sur l'ensemble de notre activité : focus sur des thèmes du Knowledge Management, témoignages de clients, évènements et rencontres, etc.

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Comment éviter la perte d’information, d’expérience et de connaissances ?

Les entreprises et les organismes publics sont confrontés à des difficultés croissantes d’organisation qui handicapent leur efficacité interne, ternissent leur attractivité, pèsent sur l’état d’esprit des collaborateurs et freinent leur compétitivité. Elles ne savent pas comment conserver et exploiter au mieux leur patrimoine informationnel, alors qu’elles ont tout à y gagner.

Conserver la connaissance et les savoir-faire après le départ de certains collaborateurs, assurer un accueil convivial et professionnel aux nouveaux arrivants, contribuer à la fomation des nouveaux collaborateurs, garder la main sur ses expertises tout en les valorisant et les rendant accessibles au plus grand nombre... tels sont les défis pour bon nombre d’organisations, faute de gouvernance et d'outils adéquats.



Le “savoir”, ressource principale du monde actuel
 

La capitalisation des connaissances est un projet d’entreprise qui mobilise de manière transversale toutes les composantes de l’organisation. C’est donc une démarche qui prend du temps à s’implanter. Elle est cependant essentielle et répond à une mutation profonde de la société où l’une des ressources principales est le savoir et dont la clé est la rapidité d’accès. 

 

Gestion des connaissances, un enjeu majeur 

La gestion des connaissances s’affirme aujourd’hui dans bon nombre d’organisations comme un enjeu majeur. Avec le problème des vagues de départs à la retraite, les lacunes des stratégies des organisations, publiques ou privées, commencent donc à apparaitre au grand jour. 

La précipitation, voire l’absence de prise en compte du transfert des connaissances lors des départs en retraite a montré l’existence d’un capital de connaissances « caché » au sein des organisations et également un manque d’analyse stratégique de ce capital de connaissances. Une situation qui montre l’importance que les organisations doivent accorder à cet enjeu. 
Mais la gestion des connaissances ne s'arrête pas là, puisqu'elle doit aussi couvrir le volet de la valorisation et du renouvellement de ce patrimoine.

 

De l’analyse au partage des connaissances  


La capitalisation des connaissances comporte trois phases : 

> l’analyse stratégique du patrimoine informationnel. Un audit du patrimoine de connaissances est nécessaire et doit aboutir à une hiérarchisation et une proposition de plan d’action.  

> la préservation du patrimoine de connaissances. Cette phase concerne tout domaine de connaissances à forte composante tacite, essentiellement détenue par des experts identifiés. Dans ce cas, la préservation s’entend comme le recueil de connaissances auprès des experts, afin de formaliser leurs savoirs non-écrits, en vue de les faire partager à d’autres personnes du même domaine.  

> le partage ou le transfert des connaissances. La préservation permet de recueillir et de structurer le contenu sensible d’un domaine de connaissance, et ainsi de constituer un corpus de connaissances du domaine. Il s’agit ensuite de transférer, à partir de ce corpus, la connaissance à des communautés qui doivent l’utiliser pour leurs pratiques opérationnelles.  

Nos sociétés avancées ont accumulé un capital connaissance considérable. Ce qui explique que, contrairement aux pays en développement, l’accent est plutôt mis sur une approche défensive (prévention du risque) qu’une approche offensive (amélioration de la performance) de la capitalisation des connaissances. 

 

Une plateforme unique pour agréger et partager l’information  


Pour que ces connaissances accumulées puissent être partagées et utilisées, elles doivent être facilement accessibles et clairement organisées. D’où l’importance d’une plateforme permettant de les agréger avec une indexation fine et des fonctionnalités avancées pour les éditorialiser et les valoriser : 

> une “Une” pour mettre en avant l’information principale et faire vivre le portail (la partie visible depuis l’extérieur),  

> des blocs éditoriaux modulables pour promouvoir certaines publications par exemple,  

> un hub pour mettre en scène et exploiter au mieux les contenus de l’organisation (rapports, analyses, vidéos, fichiers bureautiques, etc.),  

> la possibilité de créer des dossiers thématiques dans lesquels les collaborateurs retrouvent un pool de ressources utiles,  

> un fil d’actualités auquel les collaborateurs peuvent se raccrocher à tout moment,  

> des outils de diffusion (newsletters, revue de presse, blog, agenda, etc.),  

> la possibilité d’ajouter facilement de nouveaux onglets, sites ou pages additionnels en fonction des besoins pour promouvoir des contenus spécifiques ou thématiques.  

> un moteur de recherche performant offrant des possibilités de filtrage afin de pouvoir rechercher l’information à différents endroits (dans différentes bases ou applicatifs), mais aussi par typologie de documents, par auteur, etc. 

 

Cet article est disponible en intégralité dans le livre blanc "Comment fédérer, gérer et valoriser l'information" : 


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Écrit par Team Alfeo