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Description du blog

Le blog Alfeo est un fil d'information sur l'ensemble de notre activité : focus sur des thèmes du Knowledge Management, témoignages de clients, évènements et rencontres, etc.

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Syracuse by Alfeo participe au renouveau de Sésame, le portail documentaire de CNP Assurances

Responsable du service Conseil et Gestion Documentaires, rattaché à la Direction Juridique de CNP Assurances, Sandrine Saulnier-Piednoir assure avec son équipe la gestion et la valorisation des ressources internes destinées aux collaborateurs du groupe et veille à l’enrichissement et à l’animation de Sésame, le portail documentaire du groupe, basé sur la solution Syracuse d’Alfeo.

Sésame est le portail documentaire interne de CNP Assurances.
Il est mis à la disposition de tous les collaborateurs du groupe (5 000 environ dans le monde, dont 3 000 en France) et permet aujourd’hui de diffuser de l’information, des actualités et des documents internes (notes de veille émises par différents services, catalogue d’ouvrages, d’études, achetés par le service...).

Il propose également plusieurs services (demandes de recherche, bibliographies...), un espace personnalisé où chaque collaborateur peut retrouver ses abonnements aux bases de données disponibles, ses journaux numériques, ses prêts, etc.

Il s’agit d’un véritable intranet documentaire offrant de nombreuses possibilités d’éditorialisation pour les documents internes, souligne la responsable. Sésame n’est autre que notre base de connaissances”.

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Syracuse rafle la mise

Après un benchmark de plusieurs solutions, c’est la plateforme Syracuse d’Alfeo qui a été retenue par CNP Assurances pour remplacer la solution existante qui ne pouvait plus évoluer et qui ne répondait plus aux besoins du groupe en termes de capitalisation et de valorisation de l’information. Trois points ont tout particulièrement retenu l’attention de CNP Assurances :
  • > l’efficacité de la recherche
  • > la démarche UX design et l’adaptation de la solution au cas d’usage souhaité
  • > le respect du cadre technique de CNP Assurances.


Sésame, le médiateur de l’information

Sésame possède trois grands blocs de fonctionnalités : 
un moteur de recherche qui n’est autre que la porte d’entrée du portail.
un outil de structuration des connaissances qui permet l’indexation et la description des documents grâce à des métadonnées.
des fonctions de diffusion et de valorisation de l’information.

Tous les collaborateurs du groupe trouvent donc sur ce portail les informations de référence dont ils ont besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

Ce portail est enrichi au quotidien par les knowledge managers qui se chargent de toutes les demandes de recherche documentaire et qui alimentent et animent le portail.

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Sésame : une interface intuitive

Une fois connecté et identifié, l’utilisateur accède à une interface web proposant différents onglets (Catalogues, Veille, Nos prestations, etc.) et trois grandes rubriques permettant de valoriser les ressources documentaires :

“Nouveautés” qui liste les derniers documents ajoutés à la base documentaire par les knowledge Managers. Il suffit de remplir les champs d’indexation dans le back-office et les documents sont automatiquement affichés dans cette catégorie. L’utilisateur peut d’ailleurs s’abonner facilement à des alertes thématiques afin d’être prévenu lorsqu’une ressource sur une de ses thématiques préférées est ajoutée (plus de 200 thématiques sont proposées à l’abonnement dans Sésame).

“Le Point sur…” qui permet de mettre en valeur les dossiers de veille documentaires. Ces dossiers sont structurés selon un modèle classique avec un édito, une sélection de documents clés en Une et un Sommaire détaillé.

“Les incontournables” qui répertorient les documents essentiels susceptibles d’intéresser les collaborateurs.

Quant au bandeau permanent placé sur le côté de l’interface, il permet, grâce à des icônes, un accès rapide à différentes fonctions : faire une demande en ligne (dossiers de veille, demande recherche, etc.), suggérer l’achat d’un ouvrage, pousser des contenus partagés par des collègues, entrer en contact avec les knowledge Managers ou encore accéder au réseau social du groupe (en l’occurrence Yammer).

Sésame, un portail aux multiples facettes

Toutes les ressources sont indexées et organisées dans Sésame au sein d’un catalogue accessible via des icônes spécifiques référençant les études, les ouvrages, les normes et les périodiques disponibles dans la base documentaire”, précise Sandrine Saulnier-Piednoir.

Parmi les autres fonctionnalités de la plateforme appréciées par les collaborateurs, citons la possibilité pour eux d’épingler les ressources intéressantes ou nécessaires à certains travaux, afin de pouvoir les retrouver plus facilement par la suite.

Depuis la mise en production de la plateforme, les retours des collaborateurs sont très positifs. Ils mettent en avant la modernité de l’interface, l’ergonomie générale et l’efficacité du moteur de recherche.

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Écrit par Gaële