Une plateforme documentaire, pour quoi faire ?

Capter les connaissances de vos collaborateurs

En tant que knowledge manager, vous êtes au cœur du processus de valorisation des connaissances dans votre organisation.  Quel que soit votre domaine d'activité, une plateforme documentaire vous apporte les outils pour faciliter le référencement et la structuration de votre documentation. Il vous est possible de gérer de manière globale l’actif documentaire grâce à des passerelles qui simplifie le référencement, l’éditorialisation et la diffusion.

Au fil des années, le périmètre de ces plateformes documentaires s’est élargi. Au regard de la digitalisation et de la numérisation des bases, la documentation devient surtout numérique, en complément des ouvrages physiques. Et les techniques de veille et de référencement s'outillent par le biais de solutions technologiques reconnues pour la qualité de leur indexation et la robustesse de leur moteur de recherche. 

Puisque le socle documentaire proposant l'indexation et la recherche de la documentation dite de référence existe au sein d'une organisation, pourquoi ne pas étendre son usage à la gestion de documents et d’informations métiers qui émanent des équipes ? Certaines organisations ont ainsi fait le choix d'utiliser leur plateforme documentaire comme solution transverse pour archiver, conserver et fédérer toute l’information d'entreprise utile. 

Les professionnels en charge historiquement de la gestion de la documentation deviennent plus largement les garants de la capitalisation des connaissances. 

Et vos collaborateurs deviennent des « collaboracteurs ». En effet, le portail documentaire devient une base ouverte à la collaboration. Ceux-ci peuvent participer à l’enrichissement de l’actif documentaire. Ils peuvent soumettre leurs documents clés ou une information de référence, sous validation et vérification des professionnels de la documentation. En outre, les knowledge managers les accompagnent lorsqu’ils effectuent une recherche d'information pointue à laquelle, en tant que documentaliste, ils peuvent plus facilement répondre grâce à leurs connaissances et leur maîtrise des outils documentaires. Les collaborateurs restent néanmoins autonomes dans leurs recherches classiques de documents grâce à un moteur de recherche puissant qui réduit ce temps de recherche à minima. On parle alors de gestion des connaissances à deux niveaux. 

Pour mieux comprendre comment une plateforme documentaire peut répondre à l’ensemble de ces problématiques, téléchargez l’ebook en partenariat avec Archimag « Plateformes documentaires : quelles solutions, pour quels usages ».

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Fédérer, capitaliser pour diffuser l’information utile

Le but de créer une base d’informations et de documentations complète et parfaitement qualifiée est de pouvoir la rendre facilement accessible aux collaborateurs. Comment  ? En proposant une interface très simple et un moteur de recherche efficace, le tout consultable partout et à tout moment, et permettant une personnalisation des contenus selon le profil des collaborateurs.

La plateforme documentaire doit pouvoir décloisonner le service de documentation pour lui donner de la visibilité. Etendre ses usages à une gestion plus globale des connaissances de l'entreprise et soigner le portail de diffusion et les services qu'il propose sont des axes majeurs.

La plateforme documentaire est nativement dotée d’outils de communication et de collaboration, nécessaires à la valorisation et diffusion personnalisée des contenus. Elle permet de mettre en place une stratégie de communication et de valorisation de l’information plus impactante.

Pour découvrir en détail ces fonctions de communication intégrées aux plateformes documentaires et leurs atouts, cap vers notre article « Outils de communication : Les incontournables des plateformes documentaires » :

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Quelques cas d'usages et témoignages : 

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