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Description du blog

Le blog Alfeo est un fil d'information sur l'ensemble de notre activité : focus sur des thèmes du Knowledge Management, témoignages de clients, évènements et rencontres, etc.

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Outils de communication : les incontournables des plateformes documentaires !

Aujourd’hui, les outils de communication ne sont plus une option dans l’utilisation des plateformes documentaires. Suite aux mutations du travail survenues pendant et après la pandémie Covid, il est devenu indispensable que la collaboration et la communication entre centres de documentation et collaborateurs soient dynamisées, encouragées et perpétuées. Véritables moteurs d’efficacité face au cloisonnement de l’information, il est également capital de rendre les plateformes documentaires plus sociales et plus humaines.

Moteurs de la gestion documentaire, les outils de communication possèdent de nombreux bénéfices


En plus de ses fonctions documentaires classiques, la plateforme documentaire se doit de posséder des outils facilitant la collaboration et la communication (forums, newsletters, abonnement à des thématiques, formulaires de demandes en ligne), ainsi que des outils d’éditorialisation du portail documentaire (agenda, actualités, blog, etc.).
Ils permettent d’animer la gestion des connaissances et d'encourager l’adhésion des collaborateurs.


Le blog est un outil de partage qui permet à l’information de circuler très rapidement

Pour partager facilement l’information et favoriser l’interactivité, vous pouvez animer, au sein même d’un portail documentaire, des blogs consacrés aux actualités.

Les knowledge managers peuvent également favoriser l’implication des utilisateurs, en autorisant par exemple des représentants d’un service, d’un projet, ou simplement des spécialistes d’un domaine de connaissance donné, à créer et à gérer leur propre blog sur le portail documentaire.

 
Afin de créer une dynamique entre le centre de documentation et l’ensemble des collaborateurs, les blogs sont des faciliteurs de liens par excellence, grâce auxquels l'accès aisé à une infomation actualisée demeure la clé de leur succès.

Lors de la publication d’un billet sur le blog, l’utilisateur peut réagir sur celui – ci tout comme il a le reflexe de réagir sur les réseaux sociaux. Commentaires sur un article ou abonnement au blog pour être notifié des nouveautés, le collaborateur interagit sur les sujets qui l’intéressent et est fidélisé.

> Le sujet vous intéresse ? Découvrez comment Alfeo met en œuvre ses outils de communication à travers sa solution documentaire Syracuse Document Management. Téléchargez le replay de notre webinaire «  Portail documentaire & outils de com’ »

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Autre outil de communication, l’agenda a une fonction de valorisation de l’information et des évènements

L’agenda informe vos utilisateurs des événements organisés ou promus par le service documentaire et ses partenaires (conférences, formations, expositions, stages, etc.).

Il est possible de gérer autant d’agendas que souhaité. Les événements de l’agenda sont accessibles de différentes manières : par des encarts de sélection dynamiques, par la recherche (avec ou sans le scénario dédié), par une entrée de menu, par le biais d'une recherche carthographique selon le lieu de l'évènement...


  • ✔  Depuis la description détaillée d’un événement, l’utilisateur prend connaissance de l’événement, des documents associés (tract, programme, etc.) et de sa localisation.

  • ✔  Il le partage sur les réseaux sociaux, donne son avis sur l’événement une fois authentifié.

  • ✔  Il rebondit vers des ressources en lien avec l’événement, ou vers d’autres événements ayant un point commun (même catégorie, même lieu, etc.)

  • Il le publie dans son agenda personnel, demande à s’inscrire à l’événement si celui-ci est soumis à une inscription préalable.


Depuis le portail documentaire, le collaborateur peut suivre le statut de son inscription à un évènement ou l’annuler.

L’agenda est un relais actif entre le Knowledge center et le collaborateur. Il permet de tenir informé les collaborateurs de l’actualité évènementielle de votre organisation.


> A lire aussi : Recherche de simplicité et d’efficacité : Les atouts des plateformes documentaires !

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En terme de communication "push", la newsletter demeure la solution idéale pour informer l'ensemble des collaborateurs

Pour le Knowledge manager, la newsletter est un moyen efficace pour diffuser en masse les actualités et nouveautés vers les collaborateurs abonnés.

Les platefomes documentaires intègrent des fonctions d'automatisation permettant de relayer facilement des contenus depuis une newsletter, de gérer les abonnements et désabonnements, d'envoyer les emails dans le respect des contraintes techniques et de suivre les principaux KPI (taux d'ouvertures, de clics, NPAI...).

Chaque lettre d’informations est relayée sur l'intranet documentaire, permettant de diffuser le dernier numéro et d’accéder aux archives des numéros précédents.

Un encart d’inscription est mis en place sur le portail pour que l'utilisateur puisse s'abonner à la lettre d’informations.



> Vous voulez en savoir + sur les plateformes documentaires ainsi que toutes les fonctions qu’elles proposent ? Nous vous proposons un Ebook en collaboration avec Archimag «Plateformes documentaires : Quelles solutions pour quels usages ? »

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La mise en place de formulaires de demandes et de processus de traitement contribuent à formaliser l’échange entre Knowledge managers et collaborateurs

L'intégration d'une fonction de gestion et de traitement des échanges aux plateformes documentaires permet au documentaliste de bénéficier également de fonctions collaboratives.

Il intègre à tout endroit du portail un formulaire qui permet à un utilisateur d’effectuer une demande auprès des services, quelle qu’elle soit :

 

  • ✔  Demande de veille documentaire

  • ✔  Suggestion d’achat

    ✔  Aide à la recherche

  • ✔  Demande de reproduction d’un cliché photographique

    ✔...


Afin de faciliter les requêtes et promouvoir ce service, un ensemble de fonctions sont automatisées

L’identification prélable de l’usager sur le portail permet la pré-saisie de valeurs dans le formulaire.

✔ Le service permet de paramétrer les professionnels en charge du traitement de la demande selon son type.

✔ Un accusé de réception de la demande est automatiquement envoyé au demandeur.

✔ Le suivi des requêtes est opéré depuis la plateforme documentaire par les professionnels qui visualisent l'ensemble des demandes à traiter et qui indiquent une fois la réponse apportée.

✔ Des statistiques permettent d'évaluer le nombre de demandes selon une période donnée, classée par type. Un bon moyen pour les documentalistes de valoriser l'adhésion aux services documentaires et l'importance de leurs missions.




> Convaincu(e) ? Pour découvrir l'ensemble des fonctionnalités offertes par Syracuse Document Management, consulter la Présentation Fonctionnelle Détaillée !

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Vous n’arrivez plus à dynamiser votre communication ? Vous voulez fidéliser vos collaborateurs ? Vous êtes à la recherche d’un logiciel de knowledge management pour votre centre de documentation ?

Nous sommes à votre disposition pour répondre à vos questions ou vous proposer une démonstration afin de vous présenter notre solution de gestion documentaire Syracuse Document Management.
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Écrit par Léantine Limousin